Správa dokumentov
Prevezmite kontrolu nad svojimi dokumentmi
Nič nebráni produktivite viac než to, keď zamestnanci nemôžu nájsť dokumenty, ktoré hľadajú. V dnešnom digitálnom svete je to, bohužiaľ, bežné. Dokumenty sú často vytvárané a ukladané v mnohých prostrediach: na papieri, v notebookoch, na USB diskoch, v e-maile, v cloude...a tento zoznam by mohol pokračovať.
Bez systému na správu dokumentov (DMS), ktorý by toto všetko sledoval – a objem papiera rastie a mení sa každým dňom –, môžu organizácie ľahko stratiť prehľad: bezpečnosť dát je ohrozená, zamestnanci sa cítia frustrovaní a panuje všeobecný pocit dezorganizácie.
Našťastie je tu softvér na správu dokumentov, aby zachránil situáciu.
![Small workgroup meeting with printed documents and laptops](/sites/default/files/styles/328w/public/2021-09/small-workgroup-meeting-with-printed-documents-and-laptops-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=2Md763oo)
Ako to funguje?
Systémy na správu dokumentov (Document Management System) pre malé podniky vám pomáhajú získať späť kontrolu nad dokumentmi a zároveň znižujú vašu závislosť od papiera.
Správa dokumentov zefektívňuje vaše pracovné postupy – či už ide o počítačový súbor, alebo dokument nahraný z multifunkčné tlačiarne typu „All-In One“. Všetky firemné dokumenty môžete bezpečne naskenovať, ukladať, spravovať, zdieľať, tlačiť a vyhľadávať.
![Two men at desks using PCs](/sites/default/files/styles/328w/public/2021-09/two-men-at-desks-using-pcs-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=Dpcw8rB6)
Ešte oveľa viac...
Elektronické systémy na správu dokumentov (DMS) však ponúkajú viac než iba vyhľadávanie a ukladanie dokumentov. Ako názov napovedá, poskytujú bezkonkurenčné možnosti správy dokumentov.
- Transparentnosť a kontrola: Na základe citlivosti dokumentov a úrovne oprávnení zamestnancov môžete rozhodnúť, ktorí zamestnanci získajú prístup ku konkrétnym dokumentom.
- Produktivita: Autorizovaní používatelia majú prístup k všetkému, čo potrebujú, a to kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia.
- Kontrola verzií: systém na správu dokumentov zaisťuje, že ľudia pracujú s najnovšou verziou dokumentu – s možnosťou vrátiť zmeny späť a v prípade potreby sa vrátiť aj k predchádzajúcej verzii dokumentu.
- Zdieľanie a spolupráca: Pomocou digitalizácie dokumentov môže viac členov tímu zdieľať a pristupovať k tomu istému dokumentu a pracovať spoločne v reálnom čase z rôznych zariadení. To má zásadný význam pre uľahčenie spolupráce vo svete práce na diaľku, kde členovia tímu nebudú vždy v rovnakej kancelárskej budove.
![Office workers working at co-working desk](/sites/default/files/styles/328w/public/2021-09/office-workers-working-at-co-working-desk-printer-photocopiers-lifestyle.jpg.webp?itok=RY4rzn74)
Výhody pre váš podnik
Softvér na správu dokumentov (DMS) prináša viacero výhod pre podniky všetkých veľkostí, okrem iného:
![Three colleagues looking at PC screen](/sites/default/files/styles/208x118/public/2021-09/three-colleagues-looking-at-pc-screen-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=ye9ZN17F)
Zlepšené zabezpečenie dokumentov a vyhovenie predpisom
Ak viete, kde sa vaše dokumenty nachádzajú – a aké dáta obsahujú –, znižujete pravdepodobnosť náhodnej straty dát. Správa dokumentov vám taktiež umožňuje kontrolovať, kto má k vašim dokumentom prístup.
![Two women looking at a laptop in office](/sites/default/files/styles/208x118/public/2021-09/two-women-looking-at-a-laptop-in-office-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=dANbavZX)
Vyššia produktivita
Zjednotenie dokumentov uľahčuje zamestnancom vyhľadávanie potrebných informácií, vzájomnú spoluprácu a dokončenie požadovaných úloh.
![Woman looking at a tablet in office](/sites/default/files/styles/208x118/public/2021-09/woman-looking-at-tablet-in-office-document-management-lifestyle.jpg.webp?itok=GMbODpeJ)
Zníženie nákladov
Softvér znižuje potrebu tlače tým, že zaznamenáva elektronické dokumenty online. To môže pomôcť znížiť náklady a zvýšiť efektivitu.
Preskúmajte našu ponuku softvéru pre správu dokumentov (DMS)
Zistite, ako môžete maximalizovať produktivitu a vykonať pozitívnu zmenu vo svojom podnikaní.