Digitalizácia dokumetov

Digitalizujte dokumenty ľahko a ľahko

Digitalizácia dokumentov – proces skenovania alebo záznamu papierového dokumentu s cieľom uložiť ho do digitálneho úložiska – je cieľom každej organizácie. Môže ísť o prevod starých dokumentov do digitálnej podoby alebo o záznam práve prijatých dokumentov a ich pridanie do konkrétneho workflow. V oboch prípadoch je potrebná kancelárska multifunkčná tlačiareň typu „All-in One“ a softvér na digitalizáciu dokumentov, aby workflow dokumentov prebiehali hladko.

Na skenovanie dokumentov sú síce nutné multifunkčné tlačiarne alebo kopírky so samostatnými skenermi, ale nutný je taktiež softvér na digitalizáciu dokumentov. Ten zaisťuje bezpečné a efektívne ukladanie, zdieľanie aj správu dokumentov a ich spracovanie v rámci vašich pracovných postupov. 

Three colleagues reviewing on-screen content

Prechod na digitálne formáty

Prechod z papiera na bajty môže predstavovať časovo náročnú úlohu, či už ide o skenovanie faktúr, alebo automatizáciu digitálnych poštových služieb. Dokumenty treba skenovať, pomenovávať, zakladať, indexovať, zdieľať, ukladať a robiť s nimi iné úlohy. So softvérom na digitalizáciu dokumentov však môžete celý proces automatizovať a ušetriť tak čas aj peniaze.

Vďaka plne vysledovateľnému, ľahko prehľadávateľnému a efektívne distribuovanému záznamu dokumentov môžete využívať workflow dokumentov, ktoré minimalizujú časové straty pri manuálnych úkonoch a zvyšujú produktivitu.

Softvér na digitalizáciu dokumentov navyše vytvára kompletný preverovací záznam ku každého dokumentu, ktorý prostredníctvom tlačiarne typu „ All-in One“ spracujete, čo znamená, že vaša organizácia vytvorí záznamy o všetkých činnostiach s dokumentmi požadované pre splnenie predpisov.

Product-Photocopier -MX-6071-colour scanning

Automatické indexovanie a analýza obsahu

Bez ohľadu na vyspelosť vašej firmy, môže vždy dôjsť k ľudskej chybe. Softvér na digitalizáciu dokumentov je tu na to, aby chyby neprerástli do závažných problémov – ak sa nejaký dokument stratí, budete vedieť, kde ho nájsť.

Na základe ukladania meta tagov a obsahu dokumentov softvér na digitalizáciu vaše dokumenty inteligentne indexuje na účely rýchleho vyhľadávania. A vďaka možnostiam smerovania môžete posielať digitálne dokumenty presne tam, kde sú potrebné. Skenovanie faktúr a záznam dát znamenajú, že aj citlivé dokumenty je možné posielať tímom, ktoré ich najviac potrebujú, a bezpečne ich ukladať vo formáte PDF chránenom heslom.

Product-Drivve Image Software on MFP panel

Navrhnuté pre vaše zariadenia

Zo skenovania pre správu dokumentov môžu ťažiť nielen vybrané oddelenia: súčasťou vašich workflow môže byť celá kancelária.

Navyše vďaka spoľahlivému spôsobu vytvárania a zdieľania vysokokvalitných skenov môžete znížiť spotrebu papiera a dosiahnuť tak vyššiu efektivitu nákladov a ekologickú udržateľnosť.. 

Woman using tablet with colleagues at desks

Preskúmajte našu ponuku softvéru pre digitalizáciu dokumetov

Zistite, ako môžete maximalizovať produktivitu a vykonať pozitívnu zmenu vo svojom podnikaní.