Správa dokumentov (DMS)
Prevezmite kontrolu nad svojimi dátami
Akékoľvek informácie sú užitočné iba vtedy, ak k nim máte bezpečný prístup – keď ich potrebujete. A práve o tom je správa dokumentov, alebo presnejšie elektronická správa dokumentov (ESD/EDM). Ide o systémy a procesy používané na digitálne zaznamenávanie, ukladanie, správu, sledovanie a vyhľadávanie dokumentov čo najrýchlejšie a najefektívnejšie.
Nejde o novú koncepciu, lebo systémy na správu dokumentov existujú už dlhé roky. Vzhľadom na to, že množstvo denne vytváraných informácií dosahuje závratné hodnoty (v roku 2020 približne 2,5 kvintilióna bajtov denne*), a vzhľadom na požiadavku na prístup k informáciám v hybridnom pracovnom prostredí táto oblasť nikdy nebola dôležitejšia.
Podniky každý deň vytvárajú digitálne aj tlačené zmluvy, faktúry, návrhy a mnoho ďalších dokumentov, ktoré sú pre ich fungovanie kľúčové. Mnoho týchto informácií však môže skončiť pochovaných v osobných systémoch, kartotékach alebo „dátových silách“ jednotlivých oddelení, takže k nim môže byť náročný prístup a veľká časť ich potenciálnej hodnoty sa jednoducho stráca.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc
Efektívne riešenie správy dokumentov vám umožní:
- Záznam a usporiadanie dokumentov – všetky informácie z akéhokoľvek zdroja, napríklad z e-mailu, tlačiarní, kopírok alebo kancelárskych systémov, je možné digitálne zaznamenať, klasifikovať a bezpečne uložiť.
- Kontrolu prístupu a zvýšenie transparentnosti – je možné použiť pravidlá, ktoré zaistia, že k správnym informáciám budú mať prístup v správnom čase iba tí správni ľudia.
- Zvýšiť a zefektívniť spoluprácu – všetci môžu zdieľať a prezerať rovnaké dokumenty, takže vždy majú k dispozícii najnovšiu a najaktuálnejšiu verziu.
- Udržiavať konzistentnú infraštruktúru dokumentov – aby bolo možné zdieľať informácie s ďalšími systémami, ako sú ERP, CRM a finančné aplikácie.
- Bezpečnejšiu správu informácií – dokumenty je možné centrálne kontrolovať a chrániť pred neoprávneným prístupom.
- Zaistiť súlad s predpismi – preverovacie záznamy a nástroje na digitálne podpisovanie pomáhajú zaistiť súlad s predpismi.
Premena dokumentov na rozhodnutie
Ako súčasť portfólia spoločnosti Sharp pre správu dokumentov a tlače pomáhajú naše riešenia workflow všetkým členom tímu zvýšiť efektivitu zefektívnením manuálnych, opakujúcich sa úloh. Umožňujú digitalizáciu dokumentov a spustenie pracovných postupov pre ich priame a bezpečné odoslanie osobe, aplikácii alebo podnikovej funkcii, ktorá ich potrebuje.
Bez ohľadu na to, či ho používate v cloude alebo na vašich vlastných serveroch, náš softvér na správu dokumentov zároveň sprístupňuje dôležité obchodné informácie oprávneným zamestnancom kedykoľvek a kdekoľvek z takmer ľubovoľného zariadenia vrátane telefónov a tabletov.
Zvýšte produktivitu a kontrolujte náklady
Vďaka možnosti digitálneho záznamu a bezpečného ukladania a zdieľania oveľa väčšieho objemu podnikových informácií vám naše riešenia na bezpečnú správu a workflow dokumentov môžu pomôcť:
- Pracovať efektívnejšie – vďaka zefektívneniu obchodných procesov, obmedzeniu chýb a rýchlemu prístupu k dokumentom.
- Znížiť náklady – vďaka rýchlejšiemu dokončeniu úloh, zníženiu množstva tlače a minimalizácii priestoru nutného na archiváciu papiera.
- Zlepšiť procesy auditu a dodržiavania predpisov – vďaka jasnej sledovateľností a rýchlejšiemu vyhľadávaniu všetkých relevantných dokumentov.
- Zvýšiť zabezpečenie dokumentov – zaistiť, aby k informáciám mali prístup iba oprávnení zamestnanci.
- Odomknúť nové poznatky a príležitosti k výnosom – vďaka efektívnejšiemu zdieľaniu a konsolidácii dát.
- Poskytovať lepší zákaznícky komfort – vďaka rýchlemu vyhľadávaniu relevantných informácií pri vybavovaní dopytov.
Zistite viac o našich produktoch a službách
Vyberte si z nižšie uvedených možností
