Office workers working at desk and an informal meeting
Office workers working at desk and an informal meeting

Ďalšie informácie o softvéri pre správu dokumentov a tlače

Zlepšite workflow dokumentov a zvýšte efektivitu pomocou softvéru na správu dokumentov a tlače. Využite výhody ľahkého skenovania, tlače a lepšieho zabezpečenia na všetkých svojich zariadeniach.

Zmeňte spôsob, akým pracujete

Tlačiarne a multifunkčné zariadenia potrebuje každé pracovisko, či už ide o malú pracovnú skupinu, rušné oddelenie, alebo sofistikované tlačové oddelenie.

Hoci vaša spoločnosť môže využívať cloud alebo pracovať s digitálnymi formátmi, niekedy je tlačená kópia dôležitých dokumentov nutná. Vedeli ste však, že tlačové zariadenia môžu byť ešte prínosnejšie, ak sa používajú spoločne so softvérom na správu dokumentov a tlače?

Tieto pokročilé softvérové riešenia môžu zlepšiť každú fázu správy dokumentov vrátane kontroly dokumentov, riadenia workflow, bezpečného ukladania, skenovania a ďalších, pretože prinášajú lepšie pracovné postupy, vyššiu efektivitu a nižšie náklady.

Správa celej flotily tlačiarní

Či už má vaša spoločnosť jednu tlačiareň, alebo ich vlastní stovky, správa zariadení zaistí, že budú vášmu podnikaniu vždy nápomocné a nikdy nebudú prekážkou. Centrálna konzola na správu vám ukáže, v akom je tlačiareň stave, kto ju používa a kedy. Už nikdy nebudete musieť odhadovať, ako dobre daná tlačiareň pracuje.

Nastavením pravidiel tlače, obmedzením prístupu používateľov, obmedzením počtu vytlačených strán a vyžadovaním autorizácie používateľov pre ukladanie dokumentov môžete taktiež obmedziť prípadné zneužitie. Správa tlače umožňuje tímom lepší prehľad, čo znamená lepšie zabezpečenie, lepšiu použiteľnosť a vyššiu efektivitu pre všetkých.

Woman standing at printer in office-Printer-Product

Zníženie množstva odpadu

Vďaka štruktúrovanej správe tlače môžete znížiť náklady na zbytočnú a neoprávnenú tlač. To môže vášmu tímu nielen pomôcť splniť ciele politiky ochrany životného prostredia, ale taktiež vytvoriť lepší workflow dokumentov prostredníctvom skenovania dokumentov a ich digitálnej distribúcie.

Vďaka automatizácii a pravidlám sa váš dokument dostane presne tam, kde má byť, obyčajným stlačením niekoľkých tlačidiel. Napríklad finančné tímy môžu skenovať faktúry a automaticky ich ukladať do správneho priečinka.

Three office workers working at desks

Ušetrite čas a peniaze

Niekedy sa dokumenty stratia alebo sa uložia na zlé miesto, ale so softvérom na digitalizáciu a správu dokumentov budú vždy tam, kde majú byť. Digitalizácia dokumentov zefektívňuje pracovné postupy: hneď ako je dokument naskenovaný, môže sa smerovať tímom, ktoré ho najviac potrebujú. Výsledok? Úspora času venovaného pomenovávaniu, triedeniu, odosielaniu a nahrávaniu súborov.

A pretože softvér indexuje meta tagy aj obsah dokumentu, môžete rýchlo a ľahko nájsť presne to, čo hľadáte. Proces digitalizácie dokumentov môže dokonca naskenované dokumenty odosielať vo formáte PDF chránenom heslom priamo z vášho zariadenia.

Four colleagues looking a PC screen

Zlepšenie bezpečnosti a dodržiavania predpisov

Chráňte prostredie tlače, skenovania a kopírovania pomocou softvéru na digitalizáciu dokumentov a správu zariadení, ktorý vytvára kompletný preverovací záznam o všetkých činnostiach. Vytvorením robustného workflow dokumentov zaistíte väčší pokoj nielen svojmu tímu, ale aj klientom a všetkým zúčastneným stranám.

Small workgroup informal meeting